Essentielle à cette transformation numérique menée par les entreprise, le recours à une solution de dématérialisation permet d’améliorer l’accès à l’information et simplifier votre travail via un ensemble d’outils et de méthodes proposés par notre équipe.
Dans cette transition digitale, l’entreprise peut non seulement réduire ses volumes de stockage mais aussi ses coûts liés aux consommables.
La communication interne est ainsi facilitée et l’accès aux informations est mieux contrôlé. La dématérialisation offre simultanément la sécurité et la mobilité pour vos collaborateurs.
Les Principaux avantages qu’offre la Démat’ :
Gain de Temps et d’efficacité :
La dématérialisation permet de rechercher, trier et organiser rapidement les documents électroniques, ce qui facilite la récupération de l’information.
Réduction des coûts :
La dématérialisation de documents permet de réduire les coûts de papier, d’impression, d’archivage et de stockage. Vous pouvez donc économiser sur ces coûts tout en réduisant votre empreinte carbone.
Amélioration de la sécurité de l’information :
Les documents électroniques peuvent être protégés par des mots de passe ou des chiffrements pour assurer une meilleure protection des informations sensibles.
La dématérialisation de documents est un processus qui consiste à convertir des documents papier en fichiers électroniques, généralement au format PDF, afin de les stocker et de les traiter de manière électronique. Cette pratique est généralisée dans les entreprises et les collectivités publiques, car elle offre de nombreux avantages par rapport à la manipulation de documents papier.
- Numérisation : Les documents papier sont numérisés à l’aide d’un scanner ou d’un photocopieur capable de numériser des documents. Les fichiers numérisés sont enregistrés sous forme de fichiers électroniques.
- Conversion : Les fichiers numérisés sont convertis en format électronique, généralement au format PDF. La conversion peut également inclure des étapes supplémentaires, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour permettre une recherche facile du contenu du document.
- Indexation et classification : Les documents électroniques sont indexés et classés pour faciliter leur récupération. Les documents peuvent être indexés selon différents critères tels que le nom du document, la date de création, le type de document, le nom de l’auteur, etc.
- Stockage électronique : Les documents électroniques sont stockés dans un système de gestion électronique de documents (GED). Ce système permet de stocker, d’organiser et de retrouver facilement les documents électroniques.
- Traitement électronique : Les documents électroniques peuvent être traités électroniquement, par exemple pour la reconnaissance de caractères, la classification automatique des documents ou la numérisation des informations des formulaires.
